MS Excel er et veldig praktisk verktøy for å utføre beregninger og presentere tabelldata. Imidlertid er det ofte nødvendig å oppgi tabellinformasjon i Word-format når du utarbeider rapporteringsdokumentasjon. Samtidig er det noen ganger nødvendig å oversette ikke bare det direkte innholdet i informasjonen, men også formateringen av dokumenter.
Det er nødvendig
MS Word, MS Excel, datamaskin
Bruksanvisning
Trinn 1
For å oversette informasjon fra en fil som er lagret i Excel-format til Word, åpner du regnearkfilen, velger de nødvendige cellene i den, høyreklikker og velger "Kopier". Start deretter MS Word-programmet, opprett et tomt dokument (som regel opprettes det automatisk) og lim inn fragmentet som er kopiert fra Excel, inn i det. I dette tilfellet vil antall kolonner som kreves for å representere tabellen vises i det opprettede dokumentet, og hver rad fra Excel-tabellen vil bli representert som en egen linje i dokumentet.
Denne metoden er den enkleste, men når du bruker den, går formateringen av originaldokumentet tapt. I tillegg vil videre redigering av en slik pseudo-tabell opprettet i Word være veldig vanskelig.
Steg 2
For å få en tabell utarbeidet i Excel til å se nesten like ut i Word, lim inn den kopierte informasjonen i tabellen på forhånd. For å gjøre dette, tell hvor mange kolonner og rader den opprinnelige tabellen har. Deretter velger du menyelementet "Tabell" i Word og "Sett inn" i Word. Skriv inn antall kolonner og rader i vinduet som vises, og klikk på Bekreft. Alle andre (kosmetiske) innstillinger kan gjøres senere.
Nå, som i det første tilfellet, kopier du ønsket del av tabellen. Velg deretter hele tabellen som er opprettet i Word, med musen, høyreklikk og velg "Lim inn". Alle data fra den opprinnelige tabellen vil fordeles pent mellom de tomme cellene i Word-tabellen. Bruk Word-formateringsverktøyene til å korrigere de feil plasserte delene av tabellen.
Denne metoden er optimal for utarbeidelse av rapporteringsdokumentasjon, men den lar deg ikke lagre formlene, noe som vil komplisere den påfølgende omberegningen av data.
Trinn 3
For å kopiere en tabell fra Excel sammen med formler og design, bruk ikke en enkel, men en "spesiell" lim. For å gjøre dette, kopier også ønsket fragment av tabellen, og velg deretter "Rediger" - "Lim inn spesial" fra Word-menyen. Velg deretter linjen "Microsoft Excel-ark (objekt)" i vinduet som vises.
Vær oppmerksom på posisjonen til punktet i linjene "Sett inn" og "Koble til". For utarbeidelse av standarddokumentasjon, la denne pekeren stå på "Sett inn" -linjen.
Hvis du trenger informasjonen i Word-dokumentet for å endres automatisk avhengig av dataene i Excel-tabellen, velg deretter "Link" -elementet. Det er imidlertid nødvendig å sikre at Word-filen har konstant tilgang til filen i Excel-format.
