Spørsmålet om behovet for å opprette et elektronisk arkiv hos bedriften blir stadig mer presserende. Og dette er ikke tilfeldig, fordi introduksjonen av ny informasjonsteknologi ikke bare sikrer dokumenters sikkerhet og pålitelighet, men også reduserer tiden for søket, og gir også, om nødvendig, flere ansatte tilgang til de samme dataene samtidig.
Bruksanvisning
Trinn 1
Opprettelsen av et arkiv med elektroniske dokumenter inkluderer flere trinn. I utgangspunktet, kjøp og installer den lisensierte programvaren på selskapets datautstyr.
Steg 2
Forbered dokumenter, det vil si organisere dem, identifisere dem i samsvar med den eksisterende strukturen for sirkulasjon av dokumenter i organisasjonen din. Spesielt på dette stadiet må de registreres, sorteres etter holdbarhet, og stifter og stifter fjernes fra ikke-sydd ark.
Trinn 3
Neste trinn er digitalisering eller skanning av dokumenter. Det utføres på teknisk utstyr som støtter nøyaktig typen og formatet på dokumentet som brukes i denne organisasjonen. På dette stadiet, sjekk kvaliteten på reproduksjonen av dokumenter, om nødvendig, skann igjen.
Trinn 4
Neste er stadiet med å konvertere (konvertere) dokumenter til formatet som oppfyller konseptet med deres lagrings- og produksjonsstandarder, og deretter - indekseringsstadiet, dvs. "Tildeling" av nøkkelord til hvert dokument for påfølgende søk etter nødvendig informasjon eller opprettelse av en fulltekstdatabase.
Trinn 5
På slutten av arbeidet med å lage et elektronisk arkiv, angi innstillingene (tilgangsrett, retten til å endre dokumenter) og trene organisasjonens personell.
