En database er en katalog med informasjon. Dataene er organisert etter generelt aksepterte regler. Telefonbøker eller ordbøker er de enkleste eksemplene på databaser. Med utviklingen av datateknologi har databaser blitt mye større og mer komplekse.
Forstå databaser
Databasen er et verktøy for innsamling og organisering av informasjon. De kan inneholde data om mennesker, produkter, økonomi og mer. Å bygge en base starter med en enkel liste eller et regneark. Over tid vokser denne listen, og redundans og inkonsekvenser begynner å vises i dataene. Det blir vanskelig å tenke på dem som en liste. Når disse problemene begynner å dukke opp, er det lurt å gjøre dem om til en database ved hjelp av et databasestyringssystem (DBMS). Et av de beste produktene i dette området er Microsoft Office Acess, som kombinerer fleksibilitet, brukervennlighet og et brukervennlig grensesnitt.
Tabeller
En tabell i en database ser ut som en enkel tabell ved at dataene lagres i rader og kolonner. Som et resultat er det vanligvis ganske enkelt å importere en vanlig tabell til en database. Hovedforskjellen mellom et regneark og en database er organisasjonsnivået for informasjonen.
Hver rad i tabellen kalles en post. Utvalgte opplysninger blir ført i arkiv. Hver av dem består av ett eller flere felt. Felter er analoge med kolonner i en tabell. For eksempel kan du lage en tabell som heter "Ansatte", der hver post (rad) inneholder personopplysningene til arbeideren (fornavn, etternavn), og hvert felt (kolonne) gir informasjon om ham (adresse osv.). Felt skal betegnes som en bestemt type data, det være seg tekst, dato, klokkeslett, nummer eller annen form for informasjon.
Skjemaer
Skjemaer blir noen ganger referert til som "skjermbilder for datainnføring". Dette er typen grensesnitt som brukes til å jobbe med dataene dine. Skjemaer inneholder ofte kommandoknapper som utfører forskjellige funksjoner. Det er fullt mulig å opprette en database uten å bruke skjemaer ved å redigere inndataene i referansetabellene. Imidlertid bruker de fleste databaser skjemaer for å vise, legge inn og endre tabeller.
Henvendelser
Spørringer er de virkelige arbeidshestene i databasen og kan tjene mange forskjellige funksjoner. Deres vanligste applikasjon har vært å hente spesifikke data fra tabeller. Informasjonen som brukeren ønsker å motta er vanligvis spredt over flere tabeller. Spørringer lar deg se alle tabellene samtidig og vise søkeresultatet på skjermen. I tillegg lar spørringer deg legge til kriterier som filtrerer data for et bestemt spørsmål.
Rapporter
Rapporter brukes til å oppsummere og presentere data i tabeller. Hver rapport kan redigeres for å presentere informasjon i et annet format. Rapporten kan genereres når som helst, og den vil gjenspeile databasens nåværende tilstand.
Makroer
Makroer i Access er analoge med programmeringsspråket som brukes til å legge til databasefunksjonalitet. For eksempel når du legger til en makro til en knapp i et skjema, vil den kjøres når du klikker på den knappen. Makroer inneholder handlinger for å utføre bestemte oppgaver, for eksempel å generere en rapport, utføre et spørsmål eller korrigere informasjon. De fleste manuelle databaseoperasjoner kan automatiseres ved hjelp av makroer. Dette sparer mye PC-tid og ressurser.
