Stavekontroll brukes i Microsoft Office-suiter for å løse problemet med mange skrivefeil, samt stave- og tegnsettingsfeil som ofte oppstår når en person skriver inn annen informasjon fra tastaturet. Samtidig hjelper stavekontrollen med å visuelt påpeke feil i teksten slik at brukeren kan rette dem.
Slå på stavekontrollen
For å aktivere stavekontroll i Microsoft Office, åpne Word-programvareproduktet ved hjelp av en snarvei på skrivebordet eller menyelementet "Start" - "Alle programmer" - Microsoft Office - Microsoft Word. Klikk kategorien Fil (Microsoft Office 2013) eller klikk på Office-knappen (Microsoft Office-versjoner 2010 og 2007). Gå til delen "Alternativer" og klikk på "Stavekontroll". Velg Unntak-menyen og klikk på feltet Gjeldende filnavn. Fjern deretter avmerkingen i boksen ved siden av "Skjul stavefeil" og "Skjul grammatiske feil".
Hvis du vil aktivere automatisk stavekontroll for alle dokumenter du åpner i Microsoft Office, merker du av for "Alle nye dokumenter" i delen "Unntak". Fjern merket for de tilhørende "Skjul" avmerkingsboksene og lagre endringene ved å klikke på "OK" -knappen.
I PowerPoint kan du slå på automatisk stavekontroll fra den lignende menyen "Alternativer" - "Stavekontroll og staving". Fjern avmerkingen i boksen ved siden av "Skjul stavefeil" og lagre endringene.
Arbeidsmekanisme
Når det oppstår en feil i teksten, vil Word understreke den med en rød, blå eller grønn linje. Den røde linjen brukes til å fikse stavefeil. Tegnsettingsmangler er angitt med en blå linje, og grammatiske feil er angitt med en grønn, svirrende linje. For å se mulige stavemåter og rettelser, høyreklikk på det understrekede ordet eller uttrykket.
Hvis du godtar det foreslåtte Word-alternativet, velger du det ved å klikke på riktig menyelement. Word vil automatisk rette feilen og fjerne understrekingen. Hvis du tror at det ikke er noen feil på dette stedet i teksten og ordet er stavet riktig, kan du ignorere understrekningen eller klikke på "Hopp over alle" -menyen, som også er tilgjengelig ved å trykke på høyre museknapp.
Autokorrigering
Du kan også aktivere AutoCorrect-funksjonen, som er tilgjengelig i Office-programmer. Denne parameteren lar deg automatisk korrigere feilstavede ord i samsvar med en liste manuelt opprettet av brukeren. Du kan legge til ord som forårsaker staveproblemer.
For å aktivere automatisk erstatning, gå til delen "Alternativer" - "Stavekontroll" - "Alternativer for autokorrigering". Merk av for "Erstatt mens du skriver". I "Erstatt" -feltet spesifiserer du ordene eller setningene som vanskeliggjør stavemåten. Skriv det feilstavede ordet i venstre kolonne, og skriv riktig stavemåte til høyre. Etter å ha lagt til et tilstrekkelig antall ord og uttrykk, klikk "OK" og lagre endringene.
