En saksnomenklatur er en nummerert liste over saks titler som er arkivert i en organisasjon. I følge dette dokumentet utføres alt arbeidet med dokumentasjonen til bedriften. Det gjenspeiler lagringstiden for bestemte dokumenter og hvilken avdeling som har ansvaret for hvilken dokumentasjon.
Nødvendig
- - kunnskap om kontorarbeid;
- - en typisk liste over dokumenter med lagringsperioder.
Bruksanvisning
Trinn 1
Ta en beslutning om utviklingen av nomenklaturen, dette må gjøres ved å bruke ordren for organisasjonen. I den angir du hvem som skal lage nomenklaturen, under hvis ledelse og i hvilken tidsramme. Neste, avklare omfanget av varen. For å lage en individuell nomenklatur, kan du bruke en omtrentlig, den kan settes sammen for grupper av organisasjoner som er en del av det samme systemet. Tenk på strukturen til organisasjonen din når du utarbeider dette dokumentet.
Steg 2
Velg klassifiseringsskjema på grunnlag av hvilken nomenklaturen skal bygges. Det avhenger av virksomhetens struktur. Hvis det er stabilt nok, velg deretter et blokkdiagram over nomenklaturen. Hvis det endres ofte, velg deretter en funksjonell produksjonsplan. I det første tilfellet vil seksjonene i nomenklaturen tilsvare navnene på selskapets strukturelle inndelinger. Sekvensen til plasseringen deres skal være lik bemanningstabellen. I det andre tilfellet, bruk funksjonene eller instruksjonene til organisasjonens aktiviteter som seksjoner når du utarbeider nomenklaturen for selskapets saker.
Trinn 3
Formuler overskriftene i sakene. Tittelen skal være klar, kortfattet og avsløre hovedstrukturen og innholdet i saksdokumentene. Ta også med i det å avklare innholdet i saken, informasjon om ektheten og kopier av dokumenter. Ikke bruk innledende ord, komplekse setninger og ikke-spesifikk ordlyd i overskriftene.
Trinn 4
Når du lager en liste med overskrifter, bruker du følgende tegn: nominell (type dokument), forfatterens, korrespondent, kronologiske (tidspunkt for opprettelse), fagspørsmål, geografisk.
Trinn 5
Bestem oppbevaringsperioder for saker, for dette bruk en standardliste med styringsdokumenter. Fullfør utformingen av nomenklaturen, selve teksten skal se ut som en tabell, sette godkjenningsstempel på tittelsiden.
