Registrering av et innkommende dokument er en fiksering av det faktum å motta et dokument i en organisasjon. Enten det er et papirdokument eller et elektronisk, må det tildeles en registreringskode og en merknad på kvitteringen i registreringsskjemaene. Dette er nødvendig for å kontrollere gjennomføringen av dokumentasjonen og for å lette søket etter nødvendig informasjon.
Nødvendig
- - datamaskin med Internett-tilgang;
- - nettleser.
Bruksanvisning
Trinn 1
Kjør programmet "SB Incoming Documents" for å registrere det innkommende dokumentet. Klikk på "Legg til" -knappen for å legge til dokumentet. Velg kommandoen "Nytt dokument", tildel kortet et serienummer. Fyll ut feltet "I hvis navn", dette er som standard direktør for organisasjonen. Hvis mottakeren av dokumentet er annerledes, klikker du på knappen til høyre for feltet og legger til et annet element i katalogen, for eksempel nestleder. Velg et emne for dokumentet, legg det først til katalogen. Klikk på den svarte pilen, i en tom linje, skriv inn emnet for dokumentet. Klikk på "Lukk" -knappen, og velg deretter det angitte emnet i feltet.
Steg 2
Tilordne en kode til dokumentet for å supplere registreringsindeksen, og sett deretter datoen for mottak av dokumentet, den må legges på det innkommende dokumentet, og tilordne deretter det innkommende dokumentnummeret. Det må også noteres på selve dokumentet. Deretter overfører du dato og nummer fra det innkommende dokumentet. Registrering av et innkommende dokument fra en person er mulig, klikk på "Individual" -knappen og skriv inn data om ham.
Trinn 3
Fyll ut "Fra" -feltet for å registrere det innkommende dokumentet. Klikk på den svarte pilen og legg avsenderen til katalogen, eller velg en eksisterende i dette feltet. Deretter fyller du ut feltet "Kort beskrivelse og oppløsning". Her skriver du inn essensen av dokumentet, samt oppløsningen til hodet (hva som må gjøres, i hvilken tidsramme). Fyll ut feltet "Til hvem det sendes", dette vil lette ytterligere kontroll over utførelsen av dokumentet. Fyll ut denne informasjonen fra lederens resolusjon. Fullfør feltet Who Signed ved først å legge til tjenestemannen i riktig katalog. Velg forfallsdato i riktig felt. Dette vil gjøre det mulig for programmet å minne deg på den nærmeste fristen for gjennomføring av dokumentet. Fyll ut forfallsdato for dokumentet. Last opp dokumentet til systemet ved å klikke på "Bla gjennom" -knappen. Klikk på "Lagre" -knappen for å fullføre registreringen av det innkommende dokumentet.
Trinn 4
Kjør et alternativt program for å registrere det innkommende dokumentet. Programmer for elektronisk dokumenthåndtering innebærer en lignende rekkefølge av handlinger med registrering av innkommende dokumenter. Bruk programmer som "Office Work", "Eufrat", "Business".
