For en bruker som nettopp har begynt å bli kjent med Microsoft Office Word-applikasjonen (eller en lignende tekstredigerer), kan det være vanskelig å forstå alle de forskjellige begrepene, funksjonene og verktøyene i programmet. For eksempel kan et slikt konsept som "bunntekst" få deg til å tenke lenge på hva det er, hva det brukes til og i hvilken del av dokumentet det er.
Et dokument i en tekstredigerer er konvensjonelt delt inn i flere områder. Teksten skrives inn i den viktigste (sentrale) delen av dokumentet, men i kantene er det tomme mellomrom, som vanligvis kalles marginer. Overskrifter og bunntekster er områder som ligger i topptekst, bunntekst og sidemargin på hver side i et dokument. Ofte brukes topp- og bunntekster til å sette inn sidetall i tekst, uten at brukeren trenger å skrive inn hvert nummer selv. Nummerering skjer automatisk: hver neste side tildeles en verdi økt med en. Overskrifter og bunntekster kan inneholde inskripsjoner: tid, dato, firmanavn eller dokumentnavn. Du kan også plassere grafiske objekter i topp- og bunntekster - en firmalogo eller et hvilket som helst annet bilde. Hvorfor er det mer praktisk å bruke topp- og bunntekster til å sette inn gjentatte tekst- og grafiske objekter. Teksten eller det grafiske objektet i topp- og bunnteksten endres ikke, beveger seg ikke, forvrenger ikke. Det er ikke nødvendig å skrive inn den samme teksten på hver nye side. Når topp- og bunntekster er aktive, blir hoveddelen av dokumentet utilgjengelig for redigering, slik at utseendet ikke endres. Rask tilgang til topp- og bunntekst kan du få ved å dobbeltklikke på venstre museknapp øverst eller nederst i dokumentet. Når topp- og bunntekster er aktive, blir en ekstra "Design" -fane tilgjengelig i redaktørens kontekstuelle verktøy, der du kan endre utseendet til topp- og bunntekster, sette inn nødvendige objekter. For å bruke ferdige maler for topp- og bunntekst, gå til "Sett inn" -fanen. Velg topptekst eller bunntekst fra seksjonen "Topptekster og bunntekster". Fra malene som tilbys i rullegardinlisten, velg alternativet du vil med venstre museknapp - dette feltet vil automatisk skifte til redigeringsmodus for topptekst og bunntekst. For å avslutte det, dobbeltklikk i hoveddelen av dokumentet med venstre museknapp.
